Membatalkan Transaksi Recurring Yang Telah Berjalan di Modul Jurnal Voucher/Other Payment

Ada kalanya transaksi yang telah Anda recurring adalah transaksi yang salah. Lalu bagaimana untuk membatalkan transaksi yang sudah terlanjur dibuat recurring dan sudah diexecute menjadi invoice/ transaksi ? Dan bagaimana dengan transaksi yang belum diexecuted menjadi invoice / transaksi ?

  1. Transaksi yang sudah dibuatkan recurring dan sudah diexecuted, maka tidak bisa dibatalkan dengan cara mengedit dari List | Recurring, melainkan harus menghapus transaksinya dari List | Transaction (tergantung apakah itu Other Payment dari Kas Bank, atau transaksi lainnya).
  2. Setelah berhasil menghapus, agar proses recurring yang belum diexecuted bisa dibatalkan, maka kita buka List | Recurring nya, lalu klik Stopped pada bagian pojok kanan atas tampilan recurring, lalu klik Save.
    (Available for V5)

Jika Anda membutuhkan Software ACCURATE , Presentasi (Demo Software ACCURATE), training atau implementasi Software Accurate, silahkan menghubungi saya:
Ibu Nova Sabena
HP/WA  : 0812-88013642
Line : novasabena

Aktivasi Manual Software ACCURATE 5

Seandainya ada satu staff atau user kita yang akan tugas keluar kota, maka laptop/PC yang dia install Software ACCURATE 5 akan lepas dari jaringan LAN untuk beberapa hari. Jika masa tenggang software ACCURATE sama dengan atau lebih kecil dari 3 hari, namun kondisinya user itu tidak memungkinkan untuk menghubungkan laptop/PC dengan  dengan License Manager di kantor, maka user tsb dapat melakukan aktivasi Lisensi ACCURATE secara manual.

Cara melakukan aktivasi manual adalah sbb:

  • Buka License Manager dari kantor.
    1a
    1b
  • Klik tombol Aktivasi Manual ACCURATE Client, hingga mendapatkan Kode Aktivasi (valid dalam periode 10 menit).
    1c

    1d

Setelah Kode Aktivasi Manual didapatkan, personil yang alamat emailnya di daftarkan di License Manager, silakan menginformasikan kode tsb, untuk diinput oleh user yang ACCURATE nya sedang dalam masa tenggang (berada di luar kantor).

Kemudian yang harus dilakukan oleh user yang berada di luar jaringan adalah sbb:

  1. Input Kode Aktivasi tersebut pada ACCURATE Client, dan pastikan Laptop/Komputer terkait HARUS terhubung dengan internet).
  2. Lalu pada ACCURATE di komputer client, silahkan dibuka dan masuk ke menu  Help | Register, kemudian Klik Aktifkan pada  kotak dialog Register ACCURATE 5.
  3. Inputkan Kode Aktivasi yang sudah didapatkan dari Aplikasi License Manager yang diberikan dari personil di kantor, lalu Klik Aktifkan.
    1e
    1f

Jika Kode Aktivasi Manual valid, maka masa Registrasi ACCURATE Client akan kembali diperbaharui.

(Available for V5)

Jika Anda membutuhkan Produk ACCURATE, Training atau Implementasi, silahkan menghubungi saya :
Nova Sabena
No.HP/WA  : 0812-88013642
Pin BB    : 7E587660
E-mail    : nova@myabcshop.com
Line      : novasabena

 

 

Preview/Cetak Sales Receipt, Urut Berdasarkan Nomor Invoice di Software ACCURATE

Jika saat melakukan Sales Receipt di Software ACCURATE terdiri dari beberapa Nomor Invoice yang di centang box “Pay” nya, lalu saat di Preview ingin hasil Preview nya ini urut berdasarkan Nomor Invoice di Software ACCURATE, maka untuk langkah settingnya adalah sbb :

  • Dari menu Setup | Form Template | Pilih Rancangan Sales Receipt, kemudian double-click pada Nama Rancangan yang akan diedit, lalu click Design as FRF.
  • Click pada Page2, akan ada 3 IBX. Silahkan click IBX no 3 dari kiri, lalu tekan F11 di keyboard dan akan muncul Object Inspector.
  • Pada Object Inspector click SQL dan akan muncul SQL Editor.
  • Pada SQL Editor tambahkan informasinya dari  :

ORDER BY a.Seq

menjadi

ORDER BY b.InvoiceNo

Sehingga tampilan keseluruan SQL nya akan menjadi seperti ini :
SQL
Selanjutnya click tanda centang atau OK pada bagian atas untuk menyimpan hasil penambahan tsb, dan silahkan keluar dari Design as FRF.
Lakukan preview menggunakan template yang telah diedit tsb pada transaksi sales receipt yang sudah pernah dibuat.

Jika Anda membutuhkan Software ACCURATE , Presentasi (Demo Software ACCURATE), silahkan menghubungi saya:
Ibu Nova Sabena
No.HP/WA  : 0812-88013642

 

Uang Muka Pembelian Ke Vendor A Digunakan Untuk Memotong Invoice Vendor B di Software ACCURATE

Disini akan dijelaskan bagaimana cara penginputan Uang Muka Pembelian atas Vendor A yang digunakan untuk memotong invoice Vendor B di Software ACCURATE.

Misalkan ada kasus dimana Vendor A dan Vendor B adalah perusahaan yang berbeda namun masih dalam satu grup. Lalu kita sebagai perusahaan mempunyai sisa DP/Uang Muka Pembelian ke Vendor A misalkan sebesar Rp 1 juta, dan sisa DP sebesar Rp 1 juta tersebut ingin digunakan untuk memotong invoice atas Vendor B yang sebesar Rp 800 ribu. Maka langkah penginputannya adalah sbb :

1. Buat akun baru dengan tipe OCA dari menu List | COA | New | Buat nama akunnya misalkan “Akun Perantara DP Pembelian“.

2. Buat Purchase Invoice lagi atas Vendor A, dengan nama item “Opening Balance”. Unit Price dan Amount nya di nol kan saja.

3. Klik Select DP, dan centang invoice DP yang sisa tadi yaitu sebesar Rp 1 juta tsb.Ubah angka pada tab DP menjadi Rp 800 ribu (karena yang ingin digunakan untuk memotong invoice Vendor B adalah sebesar Rp 800 ribu saja). Sampai disini jurnal yang terbentuk adalah :

(Dr) Hutang Usaha Rp 800 ribu
(Cr) Uang muka pembelian Rp 800 ribu

4. Setelah itu klik Purchase Payment, lalu klik kanan pilih discount info pada invoice DP tsb . Isikan discount amount nya sebesar MINUS Rp 800 ribu, dan discount account nya pilih ke akun perantara yang dibuat di langkah 1. Sampai disini jurnal yang terbentuk adalah :

(Dr) Akun Perantara DP Pembelian Rp 800 ribu
(Cr) Hutang Usaha Rp 800 ribu

5. Lalu untuk memotong invoice Vendor B yang sebesar Rp 800 ribu, kita masuk dari menuActivities | Purchase | Purchase Payment | Pilih nama Vendor B. Setelah itu pada baris invoice yang ingin di potong nilai DP nya, kita klik kanan pilih discount info, isikan discount amount nya sebesar Rp 800 ribu (tanpa tanda minus), dan isikan discount account nya ke akun perantara tadi. Sehingga jurnal yang terbentuk adalah :

(Dr) Hutang usaha Rp 800 ribu
(Cr) Akun Perantara DP Pembelian Rp 800 ribu

Karena DP atas Vendor A yang sebesar Rp 1 juta tidak terpakai semua, maka sisanya yaitu sebesar Rp 200 ribu akan tetap ada sebagai Uang Muka Pembelian atas Vendor A tersebut.

 

Jika Anda membutuhkan Software ACCURATE , Presentasi (Demo Software ACCURATE), silahkan menghubungi saya:
Ibu Nova Sabena
No.HP/WA  : 0812-88013642

 

 

Cara Settle Uang Muka yang dibuat dari Journal Voucher di Software ACCURATE

Jika ada kondisi transaksi Down Payment atau Uang Muka Penjualan/Pembelian yang terlanjur dilakukan dari Journal Voucher, sedangkan transaksi DP (Uang Muka) dari Journal Voucher ini tidak bisa di settle-kan ke modul Sales/Purchase, maka langkah yang bisa dilakukan agar transaksi Uang Muka dari Journal Voucher itu bisa habis/tersettle ke modul Sales/Purchase adalah sbb :

1. Jika akun uang muka tsb bertipe OCA/OCL :

Maka saat dari Sales/Purchase Payment, bisa di klik kanan pada invoice yang dimaksud, kemudian pilih discount write off/discount info. Untuk discount account nya langsung pilih ke akun uang muka tsb, dan isikan discount amount nya sebesar nilai DP dari Journal Voucher nya.

2. Jika akun uang muka tsb bertipe AP/AR :

Maka saat dari Sales/Purchse Payment, bisa klik kanan pilih discount write off/discount info. Untuk discount account nya pilih ke akun perantara dahulu, lalu isikan discount amount nya sebesar nilai DP dari Journal Voucher nya.
Setelah itu lakukan jurnal balik dari Journla Voucher untuk akun perantara dan akun uang muka nya.

Ilustrasi pada Uang Muka Pembelian : 

Saat di Journal Voucher :
(Dr) Uang Muka Pembelian
(Cr) Hutang

Saat di Discount write off di Purchase Payment :
(Dr) Hutang
(Cr) Akun Perantara

Lalu lakukan jurnal balik di Journal Voucher :
(Dr) Akun perantara
(Cr) Uang Muka Pembelian

 

Jika Anda membutuhkan Software ACCURATE , Presentasi (Demo Software ACCURATE), silahkan menghubungi saya:
Ibu Nova Sabena
HP/WA  : 0812-88013642

 

Retur Item Service agar Memotong di Outstanding Invoice di Software ACCURATE

Karena Item Service di Software ACCURATE tidak bisa diinputkan di form Sales Return, maka dari itu untuk membuat retur agar memotong Sales Invoice langkah yang harus dilakukan:

  1. Buat item Non Inventory Part dari List | Item, klik New.
  2. Pilih Item Type nya Non Inventory Part. Isikan di kolom Description dengan nama Item Service-nya, kemudian di tab GL Account seting akun Sales ke Pendapatan Jasa dan Sales Return ke akun mana kita mau jika ada terjadi retur atas Service tsb.
  3. Lalu lakukan retur, dari menu Activities| Sales | Sales Return, pilih customer yang mau diretur.
  4. Di field Invoice No pilih nomor invoice yang mau diretur.
  5. Kemudian di kolom Item No, pilih nama barang dengan tipe non inventory part yang sudah dibuat tadi.

Setelah di save, maka kita bisa cek dari report Outstanding Invoice kalau invoice tsb sudah hilang atau dipotong sebesar nilai retur.

NB : Pastikan pada menu Setup | Preference | Sales | Option Can Enter Any Item in Sales Return telah diaktifkan di Software ACCURATE.

 

Jika Anda membutuhkan Software ACCURATE , Presentasi (Demo Software ACCURATE),  silahkan menghubungi saya:
Ibu Nova Sabena
No.HP  : 0878-83986722

 

Import Journal/Konsolidasi di ACCURATE Software

Dalam konsolidasi di ACCURATE, ini hanya sebatas untuk melihat laporan keuangan gabungan antara database pusat dengan database cabang, terutama untuk laporan Neraca dan Profit & loss. Dengan kondisi tersebut, jadi konsolidasi di ACCURATE ini tidak untuk dilanjutkan dalam transaksi.

Untuk bagaimana melakukan konsolidasi, bisa masuk dari menu File | Import Journal | Dan pilih nama database yang ingin dilakukan konsolidasi. Ingat jika proses konsolidasi untuk melihat laporan gabungan antara datzbase pusat dan cabang sudah selesai, segera lakukan Undo Import Journal dari menu File | Undo Import Journal | Pilih/centang nama database yang akan di keluarkan.

Sebelum menjalankan proses konsolidasi ini, ada beberapa yang harus diperhatikan, yaitu :

  1. Daftar akun antara database pusat dengan cabang harus sama.
  2. Jangan dilakukan di database master, jadi jika ingin melakukan konsolidasi, gunakan database copyan saja untuk melihat bagaimana hasil laporan konsolidasinya, sehingga tidak mempengaruhi database master/asli jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan.

Yang terjadi ketika konsolidasi/import journal :

  • Apabila di database cabang ada menambah akun baru yang tidak ada di database pusat, dan sudah ada transaksi atas akun baru tersebut di database cabangnya, maka saat dilakukan Import Journal/Konsolidasi, akun yang tadi dibuat dicabang akan masuk ke daftar akun di database pusat namun dengan saldo awal nol.
  • Untuk merger account di Import Journal bisa digunakan jika ada kasus seperti : Pusat memberikan pinjaman kepada cabang, dan itu dianggap sebagai piutang internal, sehingga saat dilakukan konsolidasi, nilai dari piutang ini akan saling memotong/merge dan menghasilkan nilai nol, jadi tidak masuk dalam hitungan konsolidasinya. Jika tidak ada kasus tersebut, merger account ini bisa di abaikan.
  • Jika dalam kasus transaksi seperti no.2 tetapi tidak dilakukan merger account, maka saat konsolidasi dan melihat laporan konsolidasinya, kedua nilai dari hutang piutnag tersebut akan terpisah (tidak nol/masing-masing ada nilainya).

(Available for V4)

 

Untuk Informasi  Lebih Lengkap atau Pemesanan SOFTWARE ACCURATE Silahkan Hubungi:
Nova
HP/WA    : 0812-88013643
Pin BB      : 7E587660
Line          : novasabena

 

Selisih Kurs pada ACCURATE Software

Rate Historical di Program ACCURATE dapat dilihat dari JV hasil Period End (List|Journal Voucher )

A. Untuk AR/AP —> Unrealize

  1. Sebelum Period End, cek dari Balance Sheet per 31 Oktober 2005, misalnya, lihat nilai AR USD. Misalnya X
  2. Dari Report |AR & Customer | AR Subsidiary Ledger Summary , filter tanggal dari pertama kali menggunakan Accurate sampai 31 Oktober 2005, untuk Currency USD lihat Ending Balance-nya berapa. Misalnya Y
  3. Kemudian lakukan Period End dan lihat di JV, Rate Historical = X/Y

B. Untuk Cash/Bank —> Realize

  1. Sebelum Period End, cek dari Balance Sheet per 31 Oktaber 2005, misalnya, lihat nilai Bank USD. Misalnya A
  2. Dari List | Cash & Bank | Bank Book , pilih Bank USD dan filter tanggalnya s/d 31 Oktober 2005. Lihat Ending Balancenya. Misalnya B
  3. Kemudian Period End dan di JV, Rate Historical = A/B

Jika nilai Unrealize atau Realize di dapat besar sekali, berikut langkah2 untuk mengeceknya:

  1. Cek ke List | General Ledger | Journal Voucher
  2. Filter tanggal misalnya 31 Oktober 2005
  3. Centang yang typenya Period End
  4. Double klik JV yang ada
  5. Lihat Akun apa yang nilai selisih kursnya besar sekali. Misalnya AR USD
  6. Cek dari Report | General Ledger | General Ledger Detail
  7. Filter tanggalnya untuk bulan yang bersangkutan, yaitu 31 Oktober 2005 misalnya dan klik Filter, di bagian Account Type pilih Type Account Receivable misalnya
  8. Di bagian Customize, centang Rate
  9. Dan cek Rate transaksi yang ditampilkan
  10. Jika ditemukan ada kesalahan Rate, silahkan edit transaksi tsb dan Period End lagi

 

Untuk Informasi  Lebih Lengkap atau Pemesanan SOFTWARE ACCURATE Silahkan Hubungi:
Nova
HP/WA    : 0812-88013643
Pin BB      : 7E587660
Line          : novasabena

 

Persentase Diskon Invoice Pada Sales Order Menjadi Hilang Jika Ditarik Ke Sales Invoice

Jika kita ada membuat transaksi pada Sales Order dimana Program ACCURATE memberikan diskon pada kotak isian Discount kemudian menarik Sales Order ini menjadi Sales Invoice pada saat transaksi di ACCURATE Accounting Software, maka angka diskon yang kita inputkan tadi akan menjadi hilang.

so

si

Hal ini memang sengaja dibuat seperti itu pada sistem ACCURATE nya, kalau ada 2 Sales Order dijadikan 1 Sales Invoice maka diskon invoice-nya otomatis dijumlahkan oleh ACCURATE di Sales Invoice-nya, tentunya penjumlahan ini akan menjadi salah kalau masih dalam bentuk persentase.

Selain itu, kalau 1 Sales Order dibuatkan 1 Sales Invoice lalu ditambahkan item-item lain di Sales Invoice tersebut, kalau masih dalam bentuk persentase tentunya item tambahan akan ikut terkena diskon, sedangkan belum tentu itu yang diinginkan oleh kita.

 

(Available for ACCURATE v4 & v5)

 

Jika Anda membutuhkan Produk Software ACCURATE, Presentasi (Demo Software ACCURATE), Training atau Implementasi Software ACCURATE, silahkan menghubungi saya:
Ibu Nova Sabena
HP/WA  : 0812-88013642
E-mail : marketing@accuratejakarta.com

 

 

Anomali Rate

Jika kita menemukan Rate yang sangat besar atau tidak wajar pada akun Kas/Bank atau AR/AP mata uang asing ketika melakukan Period End, ini biasanya terjadi karena ada transaksi/mutasi yang sangat besar (tidak seperti biasanya), sehingga bisa muncul Rate yang besar dan tidak wajar tsb.

Seperti diketahui bahwa saat melakukan Period End, pada jurnal yang terbentuk akan ada 2 rate yang digunakan, yaitu Rate saat Period End itu sendiri dan Historical Rate.

Untuk Rate yang tidak wajar ini biasa kita namakan dengan Anomali Rate, dan sebetulnya rate tsb adalah Historical Rate, namun karena Rate nya tidak wajar maka kita namakan dengan Anomali Rate.

Darimana Historical Rate tsb didapat? Caranya adalah sebagai berikut :

– Misal Rate yang tidak wajar tsb ada pada saat Period End bulan 31 Desember 2015 di akun Bank USD, caranya mengetahuinya adalah sbb :

1.  Buka report General Ledger Detail, filter untuk akun Bank USD tsb saja, lalu filter tgl nya dari awal pakai misal tahun 2000 s/d 31 Des 2015. Lihat saldo balance sebelum Period End bulan Desember 2015 nya berapa. Misal nilainya adalah “X”

2. Buka Bank Book nya dari menu List | Cash & Bank | Bank Book | Kemudian pilih nama akun Bank USD nya, lalu filter tgl nya dari awal pakai misal tahun 2000 s/d 31 Des 2015. Lihat balance sebelum Period End nya berapa. Misal nilainya adalah “Y”

3. Untuk mendapatkan Historical Rate nya adalah : X/Y

Jadi Anomali Rate ini sebetulnya tidak salah, hanya saja rate tsb muncul karena sempat ada transaksi/mutasi yang sangat besar dan karena perhitungan Historical Rate yang memang sesimple ini sehingga mendapatkan Rate yang terlihat tidak wajar. Nanti untuk setelahnya ketika kita melakukan period end bulan berikutnya, maka rate nya akan kembali normal kembali.

 

(Available for V4 dan V5)

 

Jika Anda membutuhkan Produk ACCURATE, silahkan menghubungi saya :
Nova
No.HP/WA : 0812-88013642
Pin BB         : 7E587660